上司や部下に伝えたことが伝わっていない、会議やプレゼンで伝えたいことが伝わらない、と人に伝える難しさに悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
仕事をいつもわかりやすく教えてくれるあの人のように、会議やプレゼンの説明が上手なあの人のように、「伝えたいことが伝わる話し方を自分もできるようになりたい！」
という人のために、この記事では3つの伝え方のコツをご紹介していきます。
今日からすぐ実践できる3つのコツとは何なのか、順をおって見ていきましょう。
そもそも「伝える」において意識しなければいけない箇所とは？
そもそも「伝える」で意識しないといけない箇所はあるのか。
まずはここから一緒に考えていきましょう。
「何を伝えるか」ではなく「何が伝わったか」を意識する
伝える、で最も大切なのは「相手に何が伝わったか」「相手が何を受け取ったか」を意識することです。
人は知らず知らずのうちに、自分主体で物事を考えてしまう傾向があります。
しかし伝わったかの判断を下すのは、情報を受け取る側の相手であることを忘れてはいけません。
自分がいくら伝えたと思っていても、相手が理解できていなければ、それは伝わっていないのと同じなのです。
「この言い方で相手に何が伝わるのか」「何を伝えることができるのか」を意識したとき、あなたの「伝え方」はより相手に伝わるものになります。
ではさっそくこれらを意識した、3つの伝え方のコツを見ていきましょう。
今日からできる3つの伝え方のコツ
3つの伝え方のコツは、下記の通り。
- 冒頭は、伝えたいことを一言で言い表す。
- 情報量を増やしすぎない。
- 次に起こす行動を伝える。
ひとつずつ、解説していきます。
コツ①：冒頭は、伝えたいことを一言で言い表わす
伝え上手な人は、伝えたいことを一言で言い表わすスキルを持っています。
そして、冒頭に伝えたい一言を持ってくることで、より明確に、相手に伝えたいことを伝えられるということも知っています。
×「田中さんは方針もわかりやすいし、フォローもしてくれるし、信頼できるから一緒に仕事がしたいと感じています。」
冒頭を一言で言い表わすことにより「上田さんと一緒に仕事がしたい理由は3つあるんだな、3つの理由とはなんなのだろうか…」まで伝わりますよね。
「伝えたいことを、一言で言い表わすとなんなのか？」をもう一度考え、自分でまとめてから相手のもとへ行くようにしましょう。
コツ②：情報量を増やしすぎない
あれもこれもと情報を詰め込んでしまっては、相手も自分も、最終的に何が聞きたいのか、何を伝えたかったのかが分からなくなってしまいます。
情報量を増やしすぎないように注意し、できるだけシンプルな構成で話を進められるようにしましょう。
- 冒頭の一言で相手を惹きつける。
- 本論でシンプルに内容を伝える。
- 結びで自分の意思をいれる。
この3構成を意識すれば、より効果的に、相手に伝えたいことを伝えることができます。
×「お疲れ様です。A社の田中さんから9時頃お電話がありまして、藤田課長とのアポを16時以降に変更してほしいと仰っていて、席を外されていたため私が代わりに18時なら大丈夫と回答したんですが、17時じゃダメかとおっしゃっていて・・・」
冒頭の一言で相手を惹きつけ、本論でシンプルに内容を伝え、結びで自分の意思をいれる。
この順番を守るだけで、相手も自分も何が聞きたいのか、何を伝えたいのかが明確になるのでぜひ意識してみてください。
コツ③：次に起こす行動を伝える
ビジネスや仕事を一緒に進めていくうえで、あなたが次にどう動こうとしているのかがわかると、受け取った側も自分がすべき行動が見えとても働きやすくなります。
次に起こす行動を伝えるだけで、今後の流れの認識合わせが同時にできるので、ずれを防ぐことができます。
×「Aサイトに投稿する記事を作成しましたので、一度ご確認お願いいたします。よろしくお願いいたします。」
プロジェクトなど、一緒に仕事を進めていくうえで、認識のずれは致命傷になります。
周りからの信頼を失わないためにも、次に起こす行動を伝えるよう意識してみましょう。
伝え方のコツ：まとめ
結論を一言で言い、情報量をしぼり、次の行動を伝える。
この流れで話を組み立てると、自然と「相手に何が伝わるのか」がみえてきますよね。
伝わる話し方ができるようになれば、会議やプレゼンの評判もあがり、職場内でのコミュニケーションのストレスもなくなるので、きっと毎日の職場が楽しくなるはずです。
プライベートでももちろん、3つの伝え方のコツは大いに活かせますので、ぜひ様々な場面で活用してくださいね。