仕事を円滑に進めていくためには、情報整理のスキルは必要不可欠になりますよね。
しかし、周りと比べて情報整理が苦手だと感じていたり、重要だと理解していても、何をすればスキルを向上できるのか、具体的な方法が分からないという人も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では「情報整理スキルを向上させたい」という方に向けて、情報整理のポイントについて解説します。
情報整理スキル向上で得られるメリットはもちろん、仕事ができる人が実際に意識しているポイントを解説しているので、ぜひ参考にしてくださいね。
情報整理とは
情報整理とは、業務上で得た情報を整理し、その後、自分自身はもちろん、他の社員にも活用しやすい形にしておく能力のことを言います。
また、ここで言う情報とは「知識・経験・ノウハウ」など、仕事の中で手に入れたもの全てを情報として考えています。
仕事を続けていると、毎にこうした情報を多く手に入れていくと思いますが、情報を整理しないでそのままにしてしまうと、必要なときに必要な情報が見つけられなかったり、他の社員へ情報を正確に伝達できなかったりと、自分が持っている情報を上手く活用できない恐れがでてきます。
業務スピードだけでなく、仕事の質にも影響がでてくるので、気づいたうちにスキルアップを意識していきましょう。
情報整理スキル向上で得られる3つのメリット
情報整理スキル向上で得られるメリットは、下記の通りです。
メリット1：理解が深まる
情報整理をすることで、得た情報をアウトプットをすることができるので、情報が落とし込まれて自分自身の理解が深まります。
情報を自分で理解して、自分の能力とすることがインプットであるなら、自分に取り込んだ情報を他の人に伝える・共有することはアウトプットになります。
業務を円滑に進めていくためには、他の社員に分かりやすく情報を伝える必要があるので、情報整理でアウトプットをして情報の理解が深まるのは、業務上非常にメリットになります。
メリット2：仕事の質が上がる
2つ目のメリットは、仕事の質が上がるということです。
情報整理をすることで、業務のスピードアップはもちろん、失敗やミスの低減させることができます。
また、必要な情報が揃っている状態なので、資料・提案書の作成において、情報の不備で発生する詰めの甘さや綻びなどを大幅に改善することができるでしょう。
その他にも、足りていない情報に気付き、自ら拾いに行くこともできるようになるので、さらなる質の向上を期待できます。
メリット3：仕事のスピードが上がる
3つ目のメリットは、仕事のスピードが上がるということです。
情報整理をすることで、必要な情報を必要な時にピックアップすることができるようになるので、業務スピードが上がります。
また、情報整理の時に「時系列で情報を整理する」という技も覚えておくと、必要情報ピックアップのさいに役立つので、ぜひ知識として頭の片隅に覚えておいてくださいね。
スキル向上のために意識すべき1つのことと2つのポイント
情報整理向上のために、意識すべき1つのことと、2つのポイントについてお伝えしますね。
意識すべきこと
情報整理スキル向上のために意識すべきこととは、綺麗さでなく、仕事の「やりやすさ」と「質」を高める整理を意識する、ということです。
情報を見やすくするために綺麗さを意識することは間違いではありませんが、それを目的とするのは違います。
情報整理をする目的は、あくまでも仕事の質の向上や、業務を円滑に進めるためなど、企画やプロジェクトの目的を達成させるためのものだったと思います。
「この仕事を進めるためには、この部分のシートの調整が必要だな」
「このシートの情報で本当にプロジェクトの目的を達成させることが可能なのか？」
など、仕事のやりやすさ、質を高める情報整理ができているかを意識し、綺麗に整えたシートに満足して終わらないよう注意しましょう。
ポイント1：メモの徹底
仕事のやりやすさ、質が意識された情報整理を実施するために、まずは「メモの徹底」を実施しましょう。
情報整理が苦手な人は、このメモの徹底ができていないことが多いです。
一方仕事ができる人は、このメモの徹底が完璧である傾向にあります。
MTGや議事録で上がった情報のメモの徹底はもちろん、口頭での追加、変更情報も全てメモします。
当たり前で簡単なポイントになるので「こんなことでスキルが向上するのか？..」と疑問に思った方もいるかもしれませんが、意外と全ての情報を完璧にメモできている人は少ないです。
「あの時話したような気がするけど、何だったかな？」などを業務上で思うことがある方は、メモの徹底ができていない可能性が高いのでぜひ意識してみてください。
ポイント2：情報を1カ所に集約する
必要な時に必要な情報を取り出すためには、カテゴリーごとに情報を1カ所に集約しておくといいでしょう。
メモの徹底を実施していると、即座にメモも取らないといけない場面も多くあります。付箋だったり、PCのメモ機能、たまたま開いていたドキュメントなどにとりあえずメモするケースもあると思います。
しかし、このままメモした情報を整理せず放置しておくと情報が散乱し、結果、引き出したいときに必要な情報がすぐに引き出せなくなってしまいます。
無駄な時間を浪費するだけでなく、情報が見つからないケースにも繋がりかねないので、どこかでメモした情報をカテゴリー別に1ヶ所に集約するよう徹底しましょう。
情報整理：まとめ
いかがでしたか。
情報整理を上手く活用すれば、現状以上の仕事の質や、スピードアップを簡単に実現することができます。
さらに「有益な情報は、会社にとっての資産」と呼ばれるように、収集した情報を整理し、周囲に共有できるようになれば、社内でのあなたの社員価値も向上するはずです。
今日からすぐにでも取り組めるポイントばかりなので、自身のスキルアップ、社内での社員価値の向上のためにも、ぜひ取り組んでみてくださいね。